Privacy

Binnen de Meerwegen scholengroep gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen, hun ouders, onze medewerkers en andere betrokkenen. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. De gegevens worden op naam van de leerling verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de leerling vormt het elektronisch, en deels papieren, leerlingdossier.

Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de aanmelding op onze school. Verder ontvangen wij ook persoonsgegevens van derden. Daarnaast verzamelen wij zelf ook gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens. In ons privacyreglement leest u hoe wij omgaan met de privacy van onze leerlingen, hun ouders en onze medewerkers.

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Van leerlingen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere voor communicatie bedoelde gegevens zoals het e-mailadres;
• het bankrekeningnummer van de betrokkene;
• het BSN-nummer;
• nationaliteit en geboorteplaats;
• een persoonsgebonden leerlingnummer;
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling;
• gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs;
• gegevens over de leerresultaten, waaronder test– en toetsgegevens, gegevens over het verloop van het onderwijs, zaken die volgens de basisschool van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs, verzuim en afwezigheid van de leerling, de diagnostische eindtoets, het werk van het centraal examen en de rekentoets;
• gegevens voor de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of het ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen;
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van ouderbijdragen, vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;
• foto’s en videobeelden met of zonder geluid van (les)activiteiten van de school;
• (digitale) pasfoto’s;
• inloggegevens voor het schoolnetwerk, de door de school gebruikte digitale leermiddelen, sociale media en software applicaties voor onderwijsdoeleinden alsmede inlogcodes voor de bestelling van reguliere leermiddelen bij de leverancier;
• gegevens als bedoeld onder bolletje 1 en 3, van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen en of sprake is van gezamenlijk ouderlijk gezag en gegevens over lidmaatschap van de ouderraad of de oudergeleding van de medezeggenschapsraad.
• camerabeelden van het schoolterrein en de algemeen toegankelijke ruimten van de school, aula en gangen;
• de gegevens met betrekking tot het tijdstip, de datum en de plaats waarop de camera-opnamen zijn gemaakt;
• andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke regeling.

Toegang en beveiliging 

Binnen de Meerwegen scholengroep vindt verwerking van leerlinggegevens zowel digitaal in het leerlingenadministratiesysteem als op papier in het leerlingdossier plaats. Onze scholen nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan.

Bewaartermijnen

Voor de meeste gegevens die wij vastleggen over leerlingen geldt dat de school de gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en tot maximaal twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven. Alleen gegevens over in- en uitschrijving worden langer bewaard. De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn nader uitgewerkt in dit document.

Uitwisseling leerlinggegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of als daar een overeenkomst aan ten grondslag ligt. Met organisaties die gegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd. De school maakt ook gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Het schooladvies van de basisscholen is belangrijk voor plaatsing in het voortgezet onderwijs. Samen met de basisscholen kijken we daarom of dat advies ‘achteraf’ overeen komt met het succes van de leerlingen op onze school. Om dat te kunnen doen koppelen we onze informatie over plaatsing en doorstroom op onze scholen terug aan de basisschool waar een leerling vandaan komt. Wij vragen hiervoor bij de aanmelding toestemming. U heeft het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken. Neem daarvoor contact op met de administratie van de school.

Overstap van of naar een andere school

Bij de overstap van of naar een andere school, zijn scholen verplicht om relevante gegevens over de leerling tijdig met elkaar te delen om de leerling goed te laten starten op de nieuwe school. Daarbij is het uitgangspunt, dat alleen die gegevens overgedragen worden die relevant zijn om de leerling goed te begeleiden en te laten leren. De gegevens worden mondeling, schriftelijk of digitaal (via Overstap Service Onderwijs (OSO)) overgedragen.
Ouders hebben recht op inzage in de gegevens die worden overgedragen en moeten toestemming geven voor de overdracht van de gegevens.

Oud-leerlingen

Wij benaderen soms ook oud-leerlingen bij het vinden van stageplekken voor leerlingen, de organisatie van informatiebijeenkomsten over vervolgopleidingen, assistentie bij buitenschoolse activiteiten of speciale activiteiten en reünies. Bij het verlaten van onze school vragen wij toestemming voor het bewaren van de contactgegevens en of wij leerlingen mogen benaderen voor dergelijke zaken.

Digitale leermiddelen

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermiddelen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt.
Wij maken met alle leveranciers en dienstverleners die persoonsgegevens voor ons verwerken afspraken. Die afspraken worden vastgelegd in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Hierin is onder andere vastgelegd waar de persoonsgegevens voor mogen worden verwerkt, welke veiligheidsmaatregelen getroffen moeten worden en waar de persoonsgegevens worden opgeslagen. Zo zorgen wij ervoor dat ook leveranciers op verantwoorde wijze omgaan met de gegevens van onze leerlingen.

Leerlingen vanaf 16 jaar 

Leerlingen vanaf 16 jaar zijn zelf verantwoordelijk voor en beslissen over de eigen privacy en niet meer de ouders. Dit betekent dat wij de leerling informeren over privacy en vragen om toestemming te geven voor bijvoorbeeld de publicatie van beeldmateriaal, het uitwisselen van leerlinggegevens, excursies en stages en registratie van gegevens na uitschrijving.

Cameratoezicht 

Wij maken gebruik van cameratoezicht om te zorgen voor een veilige omgeving voor leerlingen, medewerkers en bezoekers en om ongewenst gedrag, waaronder diefstal, vandalisme en pestgedrag, te voorkomen en in voorkomende gevallen te kunnen signaleren en vastleggen.
Hoe wij omgaan met de camerabeelden is per school beschreven in een Protocol gebruik camera- en videobeelden. Dit is te vinden op de website van de school.

Gebruik foto- en beeldmateriaal

Op onze scholen laten wij u met foto’s en video’s zien waar we mee bezig zijn. Daarom kunnen tijdens verschillende gelegenheden zoals (buitenschoolse) activiteiten, excursies en lessen foto’s en video’s gemaakt worden waarop ook uw zoon/dochter te zien is.
Wij maken zeer regelmatig (digitale) opnames voor de begeleiding en het coachen van medewerkers, in het bijzonder docenten in lessituaties.
Wij gaan zorgvuldig om met foto’s en video’s. We plaatsen geen foto’s en video’s waardoor leerlingen schade kunnen ondervinden en plaatsen bij foto’s en video’s geen namen van leerlingen. Wij vragen aan het begin van elk schooljaar toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s van leerlingen.

Gebruik van email, ICT middelen en sociale media

Om op school, zowel in als buiten het klaslokaal, respectvol om te gaan met de privacy van leerlingen, ouders en medewerkers van school is een protocol opgesteld. Hierin staan bepalingen over het gebruik van email, ICT middelen en sociale media. Het protocol vindt u hier.

Bezwaar of klacht

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.
Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via fg@meerwegen.nl of bellen naar 033-4794040 en vragen naar de functionaris gegevensbescherming.
De FG ziet toe op de naleving van de wettelijke regels over het verwerken van persoonsgegevens. Het gaat daarbij om privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar ook om privacywetgeving in andere wetten.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem ook dan contact op met onze FG via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een formele klacht indienen die zal worden afgehandeld via onze reguliere klachtenprocedure. Meer informatie daarover vindt u hier.

In het geval dat uw klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kunt u bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen.